Jak podejść do wzrostu stawek ochrony fizycznej w 2024 roku? Praktyczne przykłady optymalizacji wydatków i poprawy bezpieczeństwa.

450% więcej za tą samą usługę

14 września bieżącego roku rząd przyjął rozporządzenie w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej na rok 2024. Nie licząc lipcowej „korekty” wynagrodzeń, będzie to już dziewiąty rok z rzędu z wyższymi stawkami za usługi ochrony fizycznej wynikającymi bezpośrednio z kosztów zatrudnienia. Przypominając sobie okres do końca 2015 roku - standardowe stawki ofertowe w zależności od zakresu obowiązków, występowały w przedziale od 7,00 zł netto za ochronę budowy do 8,50 zł netto w przypadku ochrony zakładu przemysłowego z zarządzaniem ruchem, kontrolami, obsługą wagi, itp. Zakładając obsadę jednego agenta ochrony całodobowo, miesięczna faktura opiewała mniej więcej na kwotę 5.600,00 zł. Abstrahując i nie podejmując w tym miejscu dyskusji na temat tego, czy takie stawki nosiły znamiona patologii to takie były realia i tak funkcjonowała cała branża. W 2016 roku nastąpił pierwszy skokowy wzrost stawek wraz z wprowadzeniem „ozusowania” umów cywilnoprawnych do wysokości minimalnego wynagrodzenia. Kolejno, od 2017 roku obserwujemy już nieprzerwane pasmo podwyżek związanych z wprowadzeniem i dalszą waloryzacją płacy minimalnej. W przyszłym roku ta sama usługa z „poprawnie” obliczoną stawką to już wydatek rzędu co najmniej 25.000,00 zł miesięcznie. Podsumowując, w przeciągu 9 lat odbiorcy końcowi - najczęściej przedsiębiorstwa, ale i sektor publiczny, notują wzrost kosztów na poziomie 450% za - słowo klucz - dokładnie tę samą usługę. Choć być może nie do końca taką samą. Będąc w branży security już dziewiętnasty rok, śmiało mogę stwierdzić, że zatrudnić dobrych agentów ochrony jeszcze nigdy nie było tak trudne jak obecnie.

Optymalizacja w przedsiębiorstwach

Kontrola i utrzymanie kosztów na możliwie niskim poziomie to zadanie wielu komórek sprawnie zarządzanego przedsiębiorstwa. Kiedy przykładowo wzrastają koszty energii to baczniej zaczynamy monitorować jej zużycie. Przyglądamy się procesom, analizujemy je, aż w końcu wdrażamy rozwiązania pozwalające zminimalizować niekorzystny wpływ podwyżki cen na strukturę kosztów i tym samym rentowność naszych operacji. W przypadku wzrostu wydatków na ochronę fizyczną jakoś nie do końca tak się dzieje. Rynek przyzwyczaił się już do corocznych podwyżek. Stąd też najczęściej podejmowaną inicjatywą jest jedynie weryfikacja stawek otrzymanych od obecnego kontrahenta pod kątem ich „rynkowości” jako podstawy do podpisania aneksu lub ewentualnej negocjacji kosztów. Dopiero przedstawienie możliwości optymalizacji procesów ochrony, czasu zwrotu inwestycji oraz możliwych do osiągnięcia oszczędności stają się motorem napędowym do podjęcia działań. A jako, że kwoty oszczędności coraz częściej przekraczają milion złotych na przestrzeni paru lat od wdrożenia, decyzje o rozpoczęciu projektu bywają wręcz natychmiastowe.

Co się dzieje kiedy negocjujemy samą stawkę ochrony fizycznej „w dół”?

Jak wspomniano, najczęstszym sposobem na utrzymanie galopujących kosztów ochrony fizycznej w ryzach staje się próba wynegocjowania możliwie najniższej stawki. Konsekwencje takiego działania nie są trudne do przewidzenia. Każdy ucięty grosz musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w strukturze kosztowej usługi. Na początek obniża się stawkę agentów do poziomu minimalnej. Następnie zmienia się preferencje w polityce zatrudnienia agentów w kierunku kandydatów posiadających orzeczenie o niepełnosprawności. Im niższa stawka wymagana, tym wyższa staje się kwota dofinansowania ze środków PFRON konieczna do utrzymania rentowność kontraktu. Takie działanie, jak i dostępność na rynku pracy kandydatów z orzeczeniem ma swoje limity. Jeśli takie zabiegi okażą się niewystarczające i agencje ochrony działające w sposób w pełni transparentny nie będą w stanie podołać wymogom odnośnie pożądanego poziomu ceny to szybko znajdą się podmioty oferujące jeszcze niższe stawki, jednakże uzyskane już w „mniej” transparentny sposób. Do pewnego poziomu to tylko „żonglowanie formami zatrudnienia”, ale są i takie firmy, które praktykują płatności zwrotne od swoich ludzi za „usługi” świadczone na ich rzecz. W każdym przypadku, jakiekolwiek by te działania nie były, zawsze zmierzają one w jednym kierunku - pogorszenia poziomu otrzymanej usługi, a tym samym poziomu bezpieczeństwa ochranianego mienia.

Efektywniej, bezpiecznej …i taniej?

„U mnie się to nie uda.” W Deltaprime uwielbiamy to stwierdzenie, ponieważ najczęściej to, czego trzeba by je zmienić to dwugodzinna wizja lokalna i tydzień czasu na przygotowanie koncepcji rozwiązań. Na początek krótki disclaimer: optymalizacja tak, ale nie za wszelką cenę. Nie każdy obiekt chroniony może przejść w pełni na ochronę elektroniczną. Dla wielu całkowita rezygnacja z ochrony fizycznej oznaczałaby wiele utrudnień w codziennym funkcjonowaniu. Jednakże dla zdecydowanej większości przypadków istnieją rozwiązania, które odpowiednio zaprojektowane i wdrożone, nie tylko pozwolą na zmniejszenie zaangażowania ochrony fizycznej - a tym samym poziomu nakładów finansowych przeznaczanych na ochronę - ale również pozytywnie wpłyną na poziom bezpieczeństwa.

Proces doboru rozwiązań

Najważniejsze to dobre poznanie i zrozumienie procesów ochrony oraz potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie bezpieczeństwa. Realizując to zadanie tworzymy mapę punktów, którą można przedstawić jako zbiór czynności koniecznych do wykonania celem zapewnienia sprawnego funkcjonowania ochrony. Ich odpowiednie rozpisanie pozwala na dokonanie podziału pomiędzy te, które muszą zostać wykonane przez agentów ochrony oraz te, które można scedować na dostępne rozwiązania zabezpieczeń elektronicznych. W ten sposób otrzymujemy wstępny obraz tego, jak duża optymalizacja jest możliwa. Dowiadujemy się w tym miejscu o ile możliwe jest zmniejszenie wymiaru ochrony fizycznej, jaki jest szacunkowy rozmiar inwestycji, czas jej zwrotu oraz finalnie - poziom spodziewanych oszczędności. Czy ten proces jest trudny? Nie, zdecydowanie nie. Jednakże wymaga zaangażowania fachowca, który ma nie tylko olbrzymią wiedzę z zakresu dostępnych rozwiązań, ale również zna ich możliwości i ograniczenia. Wdrożenie niesprawdzonego i nie przetestowanego rozwiązania może przynieść odwrotne skutki do zamierzonych. Stąd wybór i sprawdzenie partnera do współpracy odgrywa niezwykle istotną rolę.

Ochrona elektroniczna i ochrona fizyczna to nie 1 do 1 - pięć praktycznych przykładów

O ile zamieniamy zadania ochrony w systemie jeden do jednego, to uzyskany efekt w kategoriach bezpieczeństwa znacząco przewyższa ten oferowany przez ochronę fizyczną. Spójrzmy na te pięć najprostszych przykładów i najczęściej wykorzystywanych optymalizacji oraz sposób, w jaki zwiększają one efektywność ochrony.

Przykład 1 - obchody i dozór terenu zamieniamy na monitoring wizyjny z analityką obrazu

Tak, ta najprostsza i zarazem najbardziej czasochłonna czynność jest wciąż czynnością numer jeden wykonywaną przez agentów ochrony. Jak więc wypada w zestawieniu? Tak, że system nie śpi, nie chodzi do toalety, nie wdaje się w rozmowy, nie rozprasza się. Jest w każdym miejscu i patrzy w każdym czasie. Uwielbiam porównanie systemu monitoringu wizyjnego z analityką obrazu do posiadania stale czuwającego agenta ochrony w każdym zakątku chronionego obiektu. Dokładnie tak to wygląda. Nawet jeśli zadaniem agenta jest nie tylko sam obchód i przeciwdziałanie wtargnięciu, a przykładowo sprawdzenie zamkniętych drzwi, czy też jakakolwiek inna czynność, to poprzez wykorzystanie odpowiednich systemów, możemy to zadanie zrealizować w wysoce kontrolowany i efektywny sposób.

Przykład 2 - nadzór nad ruchem kołowym i osobowym zamieniamy na systemy kontroli dostępu i zarządzania ruchem

Zajmując się ochroną elektroniczną, a tym samym optymalizacją procesów ochrony od 2019 roku, jeszcze nigdy nie zdarzył się nam w Deltaprime obiekt o takiej samej specyfice w zakresie zarządzania ruchem. Każde przedsiębiorstwo posiada inne procesy oraz inne potrzeby. Działania agentów ochrony mogą przybrać różną formę. Poczynając od obiektów, gdzie agent ochrony bez żadnych procedur otwiera szlaban z pilota lub przycisku (niektórzy się nawet nie trudzą jego zamykaniem) po obiekty wymagające awizacji - ustalania kolejności wjazdu, wskazywania doków, fizycznej kontroli załadunku, pracowania na programach logistycznych i wielu innych czynnościach stanowiących o złożoności tego pojedynczego zagadnienia. Świetną nowiną jest to, że dla każdego rodzaju procesu istnieje odpowiednie rozwiązanie. W najprostszej postaci procesu wystarczające stają się już same domofony i wjazd na podstawie odczytu karty. W bardziej skomplikowanych wariantach wykorzystujemy modułowe rozwiązania dające możliwość dostosowania sposobu działania do każdego scenariusza. Bezobsługowy wjazd i wyjazd dla pracowników i floty własnej, samodzielna rejestracja i automatyczna awizacja dla dostawców i gości, powiadomienia systemowe, automatyzacja wag i wiele innych. Ilość dostępnych rozwiązań w tej dziedzinie jest niezwykle bogata i ciągle powstają nowe, dające jeszcze szersze możliwości. A dlaczego przeniesienie czynności zarządzania ruchem na systemy jest bardziej efektywne? Otóż oprócz aspektów finansowych, systemy działają w sposób zerojedynkowy. Nikt bez uprawnień do wejścia na teren firmy nie wejdzie. Nie da się wjechać „na cześć”. Nie da się wjechać, bo się wygląda znajomo lub dlatego, że agent ochrony nie wiedział, czy wpuścić czy nie, ale uległ presji, więc wpuścił. Nawet jeśli rozpatrujemy ten proces w kategoriach rejestracji zdarzeń to dokumentacja stworzona przez system daje o wiele większą wartość i możliwości (np. przeszukiwania i generowania zestawień) niż dokumentacja w postaci książki wjazdów i wyjazdów, w której czasem zdarzenie zostaje odnotowane, a czasami nie.

Przykład 3 - ręczne kontrole trzeźwości zamieniamy na bramki obrotowe z zabudowanymi alkomatami

Następnym przykładem czynności, która często absorbuje znaczną ilość godzin agentów ochrony - w szczególności na dużych zakładach produkcyjnych pracujących w systemie całodobowym są kontrole trzeźwości. W takich przypadkach przychodzą nam z pomocą bramki obrotowe z zabudowanymi alkomatami. Wymiar oszczędności czasu, jaki taka bramka jest w stanie wnieść w przypadku zakładów wymagających wzmożonej kontroli sprawia, że jej zakup jest jednym z najbardziej biznesowo uzasadnionych inwestycji na rzecz poprawy funkcjonowania ochrony. Dodatkowo w zakresie wzrostu efektywności w kategoriach bezpieczeństwa, algorytm kontroli jest odporny zarówno na oskarżenia o „uwzięcie się”, jak i próby ominięcia kontroli „po znajomości”. Należy wskazać w tym miejscu, że samodzielnie stojąca bramka bez nadzoru „ludzkiego oka”, może nie zdać egzaminu gdyż, np. jedna osoba może dmuchnąć za siebie, jak i za mniej trzeźwego kolegę. Jednakże, ustawiona w przejściu pod okiem agenta ochrony, który jednocześnie nadzoruje inne systemy, jest nie tylko bardziej efektywnym rozwiązaniem, to dodatkowo umożliwia przeprowadzenie większej liczby kontroli bez tworzenia się zatorów przy wejściu.

Przykład 4 - sprawdzanie, czy się coś nie pali zamieniamy na systemy ppoż oraz wykrycia dymu i ognia w ramach monitoringu wizyjnego

Posiadanie systemów ppoż lub zwykłych czujników dymu i temperatury wciąż nie jest standardem, a ilość obiektów wyposażonych w jakiekolwiek instalacje (w tym zwykłe czujniki podłączone do alarmu) to zaledwie ułamek całości. Stąd wskazaną praktyką jest mimo wszystko powierzenie bezpieczeństwa pożarowego systemom wczesnego wykrywania, aniżeli przechadzającemu się po pomieszczeniach raz na parę godzin agentowi ochrony. Szanse wykrycia tego typu zdarzeń są znikome, a jeśli już do nich dochodzi to niestety dopiero w momencie, w którym ogień wychodzi dachem. Dzięki obecnej technologii nie istnieją już niemalże żadne ograniczenia co do typu przestrzeni, którą chcemy zabezpieczyć. Tak, jak do niedawna nie było jeszcze mowy o zabezpieczaniu hal produkcyjnych, ciężkiego przemysłu, czy też otwartych przestrzeni klasycznymi systemami ppoż, tak dziś mamy - nie tylko specjalistyczne kamery termowizyjne, ale i rozwiązania AI w zakresie analizy obrazu pochodzącego ze zwykłych kamer światła widzialnego pod kątem dymu lub ognia.

Przykład 5 - wydawanie kluczy zamieniamy na kontrolę dostępu lub depozytory kluczy

Na wielu obiektach to właśnie agenci ochrony najczęściej zarządzają kluczami i wydają je pracownikom. Czasami sprawdza się ich uprawnienia do pobrania klucza, a czasami nie. Niekiedy pobranie zostaje odnotowane w ewidencji, a niekiedy nie. Bywa, że agent ochrony upomni się, aby klucz wrócił na koniec dnia, a innym razem o tym zapomni. Idealnym rozwiązaniem w takich okolicznościach, zarówno pod kątem optymalizacji, jak i bezpieczeństwa jest system kontroli dostępu i prawidłowa konfiguracja uprawnień. Zdarza się jednak, że w przypadku starszych i wieloprzejściowych obiektów nie zawsze to rozwiązanie jest kosztowo efektywne. Na ratunek przychodzi depozytor kluczy. Można w nim zaprogramować uprawnienia do każdego klucza, okresów, w których może zostać pobrany, czasu na jego oddanie, jak i miejsca odłożenia. Co najważniejsze, tak jak kontrola dostępu nie wpuści osoby nieuprawnionej do danego pomieszczenia, tak depozytor nie wyda do niego klucza. Dodatkowo - i w jednym i drugim systemie zawsze posiadać będziemy pełną ewidencję i historię zdarzeń.

Podsumowanie

Dla klientów korzystających z ochrony fizycznej 2024 rok będzie już dziewiątym rokiem z rzędu rozpoczynającym się od wzrostu kosztu usługi o następne dwadzieścia parę procent. Jednakże, tak jak jeszcze przed paroma laty rozwiązania systemowe wiązały się ze sporymi ograniczeniami, tak dziś mnogość i dostępność  rozwiązań pozwala zarówno na zwiększenie efektywności ochrony, jak i na szybki zwrot inwestycji.