Polityka Prywatności - dlaczego nie warto jej kopiować ze strony internetowej innej firmy?

Zapoznaj się z najważniejszymi powodami, dla których polityka prywatności jest niezbędna dla każdej firmy i dlaczego nie warto kopiować jej ze strony internetowej innej organizacji.

Czym jest polityka prywatności?

Polityka prywatności to dokument, który określa, w jaki sposób firma gromadzi, przechowuje, wykorzystuje i chroni dane osobowe swoich klientów i użytkowników. Jest to niezbędny element każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe, ponieważ ma na celu zagwarantowanie, że dane te są odpowiednio chronione i że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami w zakresie prywatności, takimi jak RODO.

Polityka prywatności pełni kilka kluczowych funkcji:

1. Informacyjna: Informuje użytkowników o tym, jakie dane są zbierane i w jakim celu.
2. Ochronna: Określa środki bezpieczeństwa stosowane w celu ochrony danych.
3. Prawna: Zapewnia zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.
4. Zaufania: Buduje zaufanie użytkowników poprzez transparentność procesów przetwarzania danych.

Przez wzgląd na ogólnodostępność polityk prywatności, często spotykaną praktyką jest 'kopiuj - zmień nazwę firmy - wklej'. Jednak niewielu właścicieli MŚP jest nieświadomych konsekwencji takiego działania.

Dlaczego nie warto kopiować polityki prywatności ze strony internetowej innej firmy?

Kopiowanie polityki prywatności z innej strony może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych. Oto kilka powodów, dlaczego każda firma powinna mieć unikalną politykę prywatności:

1. Specyficzne potrzeby firmy: Każda firma ma unikalne procesy i procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych. Kopiowanie polityki innej firmy może prowadzić do nieodpowiedniego informowania użytkowników o rzeczywistych praktykach firmy.

   Przykład: Firma A, działająca w branży e-commerce, może gromadzić dane dotyczące preferencji zakupowych klientów, podczas gdy firma B, oferująca usługi finansowe, może przetwarzać dane dotyczące dochodów i historii kredytowej. Polityki prywatności tych firm muszą odzwierciedlać różnice w zbieranych danych i celach ich przetwarzania.

2. Zgodność z przepisami: Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą różnić się w zależności od lokalizacji geograficznej i branży. Polityka prywatności musi być dostosowana do specyficznych przepisów obowiązujących w danym regionie.

   Przykład: Firma działająca na terenie Unii Europejskiej musi przestrzegać RODO, podczas gdy firma działająca w Stanach Zjednoczonych musi uwzględniać przepisy takie jak CCPA (California Consumer Privacy Act).

3. Aktualność: Zmieniające się przepisy dotyczące ochrony danych osobowych sprawiają, że niektóre polityki prywatności dostępne w sieci mogą być niezgodne z obecnymi wymaganiami.

   Przykład: W 2020 roku wprowadzono nowe wytyczne dotyczące plików cookie w Unii Europejskiej, które wymagały aktualizacji polityk prywatności wielu firm. Kopiowanie polityki sprzed 2020 roku mogłoby prowadzić do niezgodności z nowymi przepisami.

4. Indywidualne ryzyka: Każda firma ma różne poziomy ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych. Kopiowanie polityki prywatności nie uwzględnia specyficznych ryzyk i środków zarządzania nimi.

   Przykład: Firma zajmująca się telemedycyną musi szczególnie dbać o poufność danych medycznych, które są bardziej wrażliwe niż dane zbierane przez firmę prowadzącą bloga kulinarnego.

Zagrożenia związane z brakiem właściwej polityki prywatności

Brak właściwej polityki prywatności może prowadzić do licznych zagrożeń dla funkcjonowania firmy, tj. naruszeń prywatności klientów i użytkowników, uszczerbek na reputacji, czy też wysokie kary finansowe nakładane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, których wysokość sięga 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Warto zatem zadbać o właściwe wdrożenie polityk bezpieczeństwa, mając na uwadze nie tylko transparentność przetwarzania danych względem swoich Klientów, ale również interes własnej firmy w postaci unikania zbędnych kosztów wynikających z  niestosowania się do obowiązujących przepisów prawa. 

Jak stworzyć skuteczną politykę prywatności?

By stworzyć skuteczną politykę prywatności, warto skorzystać z usług specjalisty w dziedzinie ochrony danych osobowych lub wziąć udział w intensywnym kursie dla Inspektorów Ochrony Danych.

Poprawnie prowadzony proces związany z tworzeniem polityki prywatności rozpoczyna się od identyfikacji zbiorów danych osobowych, procesów przepływu i pracy na tych danych, audycie infrastruktury IT, jak również stosowanych w organizacji oprogramowaniach i współprac B2B (np.rachunkowości, marketingu, itp.).

Poprawna polityka prywatności powinna zawierać:

1. Informacje kontaktowe do Administratora danych: Czyli informacje o tym, kto jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe oraz dane kontaktowe do Administratora lub jego przedstawiciela ds. RODO
2. Rodzaj zbieranych danych: Informacje o tym, jakie dane są gromadzone, np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące płatności itp.
3. Cel zbierania danych: Wyjaśnienie, dlaczego te dane są zbierane, np. w celu realizacji zamówień, przesyłania newsletterów, analizy zachowań użytkowników itp.
4. Sposób przechowywania danych i ich ochrony: Informacje o tym, jak firma przechowuje dane i jakie środki bezpieczeństwa stosuje, aby je chronić.
5. Prawa użytkowników: Opis praw przysługujących użytkownikom w związku z ich danymi osobowymi, takich jak prawo do dostępu, poprawiania, usunięcia danych itp.
6. Udostępnianie danych osobom trzecim: Informacje o tym, czy i w jakich okolicznościach dane mogą być udostępniane innym podmiotom.

Ważne żeby przy całości pamiętać, że wdrożenie polityki prywatności to jedynie jeden z pierwszych kroków do pełnej zgodności z przepisami. Po kolejne aspekty, takie jak analiza ryzyk, obowiązki informacyjne i wiele innych należy sięgać wręcz równocześnie, a zaraz po ich kompleksowym wdrożeniu - cyklicznie.

W Deltaprime przykładamy dużą wagę do zgodności naszych usług ochrony z obowiązującym prawem. Decydując się na współpracę z nami zyskujesz pewność, że dane Twojej firmy są odpowiednio zabezpieczone, a Ty możesz liczyć na wsparcie naszego Inspektora Ochrony Danych.